Hiện nay, thị trường kinh doanh đồ uống đang phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là ngành kinh doanh mở quán cà phê. Tuy nhiên, nhiều quán cà phê mở ra không thể phát triển và buộc phải đóng cửa, ít ai đạt được thành công. Trong bài viết này, các chuyên gia từ Nhân Vip Coffee sẽ chia sẻ về những kiến thức cần thiết trước khi mở quán cà phê. Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và đạt được tỉ lệ thành công cao nhất có thể. Mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm nhé.
Nghiên cứu thị trường
Bạn có thể hợp tác với các công ty nghiên cứu hoặc mua thông tin từ các tờ báo chuyên về nghiên cứu. Nếu tự thực hiện, bạn có thể tổ chức khảo sát trực tuyến (qua biểu mẫu Google, Facebook, …) hoặc ngoại tuyến để thu thập thông tin cần thiết. Việc nghiên cứu thị trường sẽ tập trung chính vào 2 nhóm đối tượng như sau:
Về đối thủ cạnh tranh
Có một câu ngạn ngữ cổ xưa: “Biết người biết ta – Trăm trận trăm thắng” vẫn luôn đúng và không bao giờ lỗi thời. Để hiểu rõ về đối thủ, bạn cần trả lời chi tiết những câu hỏi sau đây:
- Quán đang bán những loại đồ uống nào?
- Giá bán của các loại đồ uống đó thường khoảng bao nhiêu?
- Quán đặt ở những địa điểm nào?
- Điểm mạnh của quán là gì? (hoặc là yếu tố nào thu hút khách hàng đến quán)
- Khách hàng có những phản hồi gì chưa hài lòng về quán cafe của họ?
Về khách hàng tiềm năng
Việc nghiên cứu thị trường đòi hỏi bạn phải hiểu rõ về đối tượng khách hàng mục tiêu. Bạn cần xác định các thông tin chi tiết như sau:
- Phạm vi độ tuổi
- Giới tính
- Nghề nghiệp chính
- Mức thu nhập
- Địa chỉ sống
- Thói quen sử dụng cafe (tần suất)
- Những yếu tố nào làm cho họ chọn lựa quán cafe nào để đến
Chuẩn bị vốn và xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh
Bạn dự định đầu tư bao nhiêu tiền để mở quán cà phê và sẽ sử dụng số vốn đó cho mục đích gì? Hãy liệt kê chi tiết số tiền bạn dự định chi cho từng hạng mục. Ngoài ra, bạn cũng cần một lượng vốn dự phòng để duy trì hoạt động quán cho đến khi có lãi. Các loại chi phí có thể bao gồm như sau:
- Chi phí thuê mặt bằng: khoảng 10 – 15% tổng vốn đầu tư, nên ký hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn để tránh rủi ro khi hết hạn thuê mặt bằng khi quán mới đi vào hoạt động ổn định
- Chi phí thi công, thiết kế và trang trí quán
- Mua sắm thiết bị, dụng cụ
- Mua nguyên liệu
- Chi phí duy trì hoạt động quán
- Quảng cáo, marketing
- Chi phí thuê nhân viên
- Chi phí đăng ký kinh doanh
Đặt ra mục tiêu kinh doanh sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và xem xét liệu bạn đang tiến đúng hướng hay không. Ví dụ, trong 3 tháng đầu tiên mở quán cà phê, bạn mong muốn quán cà phê đạt được điều gì? Mục tiêu về lượng khách hàng và doanh số bán hàng là bao nhiêu?
Hãy ghi rõ những mục tiêu cụ thể bạn muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định và lập kế hoạch để thực hiện những mục tiêu đó.
Lựa chọn kỹ địa điểm mở quán cà phê
Khi lựa chọn địa điểm để mở quán cà phê, bạn cần xem xét những tiêu chí sau đây:
- Đảm bảo số vốn đầu tư phù hợp: Chi phí cho việc thuê mặt bằng chỉ nên chiếm khoảng 20% tổng chi phí đầu tư.
- Phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu: Nếu quán hướng đến khách hàng trung niên thích sự yên tĩnh, không cần thiết phải thuê mặt bằng trên đường lớn. Nếu muốn phục vụ học sinh, sinh viên, nên chọn địa điểm gần trường học chẳng hạn.
- Chọn địa điểm có mật độ người qua lại đông, gần các công ty, cơ quan làm việc, trường học hoặc trung tâm mua sắm.
- Mặt bằng cần có chỗ đậu xe thuận tiện cho khách hàng.
- Lựa chọn mặt bằng phù hợp với loại hình quán cafe của bạn. Ví dụ, nếu kế hoạch mở quán cafe take-away, không cần mặt bằng quá rộng. Quán cafe sân vườn cần địa điểm rộng, thoáng đãng và xa đường lớn. Quán cafe vintage dành cho giới trẻ thì nên chọn gần trường học. Quán cafe sách có thể chọn mặt bằng trong ngõ để tránh tiếng ồn từ xe cộ.
Xem thêm các bài viết hay tại Nhân Vip Cafe:
- Nhượng quyền xe cafe pha máy với giá siêu rẻ
- Nhượng quyền cafe kiot là gì?
- Thiết kế thi công quán cà phê chuyên nghiệp
- Top 20 mô hình nhượng quyền cafe lớn nhất hiện nay
Chuẩn bị giấy phép đăng ký kinh doanh để mở quán cà phê
Các tài liệu cần chuẩn bị trước khi mở quán cà phê bao gồm:
- Giấy phép kinh doanh
- Chứng chỉ vệ sinh an toàn thực phẩm
- Chứng chỉ phòng cháy chữa cháy
Để có được những giấy tờ này, bạn cần đến cơ quan chức năng địa phương nơi mở quán cà phê để được hướng dẫn về quy trình và thủ tục xin cấp.
Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
Đối với việc mở quán cà phê mới, không cần có quá nhiều nhân viên. Các vị trí cơ bản cần tuyển dụng bao gồm: nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, nhân viên thu ngân và có thể tuyển thêm quản lý nếu quán có quy mô lớn.
- Đối với nhân viên phục vụ: Yêu cầu nhanh nhẹn, nhiệt tình, chuyên nghiệp và có ngoại hình ưa nhìn.
- Với nhân viên pha chế: Cần được đào tạo kỹ năng pha chế chuyên nghiệp.
- Nhân viên thu ngân: Phải đảm bảo tính trung thực và trách nhiệm trong công việc.
Sự trở lại của khách hàng vào lần sau phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên phục vụ.
Chuẩn bị các trang thiết bị và nguyên vật liệu cần thiết
Sau khi đã xác định danh sách trang thiết bị và vật dụng cần thiết cho việc mở quán cà phê, bạn cần xây dựng một quy trình quản lý chuẩn để đảm bảo hoạt động của quán diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Quy trình này thường bao gồm các bước như sau:
- Xác định nhu cầu và lập kế hoạch: Xác định số lượng và loại trang thiết bị cần thiết cho quán, lên kế hoạch mua sắm và bảo trì chúng.
- Tổ chức và bố trí vật dụng: Sắp xếp vật dụng phù hợp trong không gian quán, đảm bảo tiện lợi cho việc sử dụng hàng ngày.
- Bảo dưỡng và vệ sinh định kỳ: Lập lịch bảo dưỡng, vệ sinh cho trang thiết bị và vật dụng định kỳ để duy trì chất lượng và tuổi thọ của chúng.
- Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho: Theo dõi số lượng trang thiết bị và vật dụng tồn kho, đảm bảo luôn có đủ để phục vụ khách hàng mà không gây lãng phí.
- Đào tạo nhân viên: Huấn luyện nhân viên về cách sử dụng và bảo quản trang thiết bị, vật dụng đúng cách để tránh hỏng hóc hoặc mất mát không cần thiết.
- Thực hiện kiểm tra chất lượng: Kiểm tra định kỳ chất lượng của trang thiết bị và vật dụng, thay thế hoặc sửa chữa những sản phẩm đã hỏng để đảm bảo hoạt động của quán luôn ổn định.
- Lập báo cáo và đánh giá: Đánh giá hiệu quả sử dụng trang thiết bị và vật dụng thông qua việc lập báo cáo định kỳ, từ đó điều chỉnh và cải thiện quy trình quản lý khi cần thiết.
Việc xây dựng quy trình quản lý chuẩn sẽ giúp bạn tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, đồng thời giữ cho trang thiết bị và vật dụng của quán luôn trong tình trạng tốt nhất.Thông qua việc thiết lập quy trình quản lý, mỗi vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên sẽ được xác định một cách rõ ràng. Điều này giúp tạo ra sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận, tránh tình trạng trùng lặp hoặc bỏ sót công việc. Đối với việc mở quán cà phê mới, sẽ có một số quy trình quan trọng mà bạn cần thiết lập như:
- Quản lý kho
- Tiếp nhận hàng hóa
- Phục vụ khách hàng
- Quản lý nhân viên
- Kiểm kê hàng hóa
- Bán hàng
- Dịch vụ phục vụ
Lên kế hoạch Marketing tổng thể cho quán cafe
Đầu tiên, quý vị cần xác định mục tiêu Marketing. Đối với một quán cà phê, có hai mục tiêu chính là thu hút khách hàng đến quán và xây dựng thương hiệu. Dù là mục tiêu nào, quý vị có thể tham khảo các công cụ và nền tảng hỗ trợ sau:
- Thuê đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ quảng cáo để thực hiện chiến dịch truyền thông, quảng cáo,…
- Sử dụng mạng xã hội như Facebook, Twitter, Zalo, Youtube, hội nhóm có khách hàng tiềm năng,… để quảng bá hình ảnh và thực đơn hấp dẫn của quán tới đông đảo bạn bè và cộng đồng mạng.
- Áp dụng các hình thức marketing miễn phí như Voucher, tờ rơi, tặng quà cho khách đưa bạn thân đến quán,… để tăng sự nhận biết thương hiệu, thu hút nhiều người biết đến quán của mình.
Trên đây là 8 bước chuẩn bị khi mở quán cà phê. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với Nhân Vip Coffee để được giải đáp kịp thời nhất. Chúc quý vị thành công!
